Plano de contas no Covid-19: o contador usa. E sua empresa?

Você já reparou que no supermercado as mercadorias estão agrupadas? E, dessa forma, fica mais fácil encontrar o que queremos? Mesmo que seja a primeira vez que vamos naquele supermercado, basta procurar a categoria do produto na sinalização interna e, logo-logo, nos localizamos. Não é verdade? E, de forma geral, as categorias são as mesmas, independente se é um supermercado na cidade de Petrópolis ou em Belém.

Na nossa casa fazemos o mesmo. Repare como arrumamos nossas roupas. Roupas de baixo perto das meias, tolhas de diversos tamanhos no mesmo armário após serem lavadas. Nas nossas cabeças tudo tem categoria, onde agrupamos as coisas similares para ficar mais fácil acessá-las, não é mesmo?

Na verdade, o que fazemos sem perceber desde o início de nossas vidas, é agrupar coisas parecidas em categorias para facilitar o dia a dia. Esses agrupamentos, formados pelas categorias, quando se juntam, tem um nome: plano de contas. Cada categoria seria uma conta.

Esse mesmo conceito chega às empresas. Nas empresas, quem o utiliza ao pé da letra é a contabilidade. Lá sim: é plano de contas para todos os lados. É essa estratificação que permite a contabilidade agrupar e gerar os registros contábeis da empresa e dessa forma, mais facilmente, determinar sua saúde financeira, fluxo de caixa, lucros e prejuízos. Ou seja: a contabilidade gera exatamente o que a empresa precisa conhecer e usar no dia-a-dia.

Então vem a pergunta: porque as empresas, de modo geral, não usam esse plano de contas. Veja se não estou certo: se o plano de contas ajuda a contabilidade a entender a empresa, não seria bem lógico, a empresa também se utilizar dessa informação? E por que isso não ocorre?

A grande diferença é que a empresa registra as finanças no plano de contas exatamente na data que acontecem e na contabilidade não é bem assim.

A contabilidade, para fazer as análises financeiras da empresa, usa o que chamamos de regime de competência. E o que vem a ser isso? As informações financeiras são registradas na data que ocorrem. Ou seja: se uma determinada compra é feita para pagamento em três parcelas, a contabilidade registra os três pagamentos juntos na data que foi efetuada a compra. E não é assim que o empresário acompanha o dia-a-dia das suas finanças.

Na empresa, o gerenciamento é feito analisando o saldo de dinheiro disponível dia-a-dia, registrando os pagamentos e recebimentos nas datas que efetivamente vão acontecer. Usa o regime de caixa. Isso, logo de cara, gera um problema de entendimento e compatibilidade entre a contabilidade e a empresa. E, além disso, nem sempre as categorias do plano de contas que a contabilidade usa são as que o empresário quer acompanhar. A razão disso? A contabilidade monta esse plano sozinha.

Vamos retornar a nossa vida como pessoas físicas. Apesar dos corredores dos supermercados estarem categorizados, algumas vezes a gente não acha facilmente um determinado produto. Vamos dar um exemplo: a vela. Se você usa vela quando acaba a luz, irá procurá-la no supermercado perto das lâmpadas. Não na seção de festas.

E é a mesma coisa que ocorre com o plano de contas da contabilidade. O empresário o ignora porque além de não representar as finanças da forma que ele quer acompanhar, as categorias não estão da forma que ele quer ver as finanças.

Nas empresas, esse agrupamento deve ser de tal forma que permita ao empresário olhar e tirar conclusões rápidas e corretas. E, quanto mais parecidas às categorias e agrupamentos forem entre contabilidade e empresa, mais fácil a comunicação entre ambas e mais otimizada a gestão da empresa.

Mas, afinal: para que serve um plano de contas? Já vimos que as categorias servem para mais facilmente agrupar e localizar coisas.

Um primeiro grande agrupamento são os custos fixos e variáveis. Outro agrupamento importante é o de vendas por forma de recebimento. É através do plano de contas que o empresário saberá o peso de cada categoria de despesa ou receita em função de suas vendas. E estes percentuais são importantíssimos para o cálculo do preço de venda, por exemplo. É através da visão que o plano de contas fornece que o empresário pode analisar com mais assertividade se custos ou despesas estão altas e, no caso de necessidade de cortes, estas serão rapidamente detectadas. Mistura de finanças pessoais com as da empresa? O plano de contas permite que se detecte essa coisa errada. Saber se a empresa é viável ou não? É um plano de contas bem montado que mostra isso claramente, permitindo o cálculo do lucro operacional. E, o plano de contas, deve também estar associado às finanças futuras. Desta forma o empresário tem a visão prevista de como sua empresa está planejada financeiramente para os períodos seguintes. É o orçamento da empresa.

O plano de contas é o mapa financeiro da empresa. É por intermédio dele que o empresário analisa, vê em que posição está, vê o futuro e faz ajustes. O plano de contas deve mostrar a empresa da forma que o empresário gostaria de vê-la. Desta forma ele, como em um supermercado, andará pelos corredores das finanças sempre encontrando a vela na seção de iluminação, não perdendo tempo em pesquisar onde encontrá-la. Terá rapidez nas decisões verificando rapidamente o que precisa ser ajustado. Então? Precisa de ajuda para arrumar os corredores das finanças da sua empresa? Basta nos procurar. mairom.duarte@csalgueiro.com.br Whatsapp (24)98114-3677 

* Mairom Duarte é Consultor em Gestão de Negócios e atua há mais de 25 anos em Consultoria de Gestão Empresarial.